Återkoppling efter intervju – ge ett bra avslag
Ett avslag är inte bara ett administrativt slutmoment. Det är en viktig del av kandidatupplevelsen för en person som har investerat tid, förtroende och ibland ett betydande personligt risktagande i processen. Tydlig återkoppling visar hur organisationen agerar när beskedet inte är enkelt.
Tystnad är också ett besked – men ett dåligt sådant
När en rekrytering drar ut på tiden uppstår ofta ett kommunikationsvakuum. Beslutsgruppen vill vänta tills allt är klart. Rekryteraren saknar ett definitivt svar. Kandidaten får därför inget besked alls.
Det är sällan nödvändigt.
Ni kan kommunicera det ni vet:
beslutet är ännu inte fattat
orsaken till förseningen
om kandidaten fortfarande är aktuell
när nästa uppdatering kommer
om något i processen har förändrats
Återkoppling behöver inte alltid vara ett slutbesked. Den kan vara en ärlig lägesbild.
LinkedIn Talent Solutions rekommenderar tydlig och konsekvent kommunikation genom hela rekryteringen, inklusive när tidsplanen förändras och till kandidater som inte går vidare.
Bestäm återkopplingen innan intervjuerna börjar
En process blir inte bättre än de överenskommelser som styr den.
Bestäm därför i förväg:
vem som fattar beslut
vem som meddelar kandidaten
inom vilken tid besked ska lämnas
vilken kanal som används i olika steg
vilka anteckningar som behövs
hur återkopplingen kopplas till kravprofilen
vad som händer om beslutet försenas
Utan tydligt ägarskap väntar alla på varandra. Kandidaten märker bara tystnaden.
När ska ni ringa och när räcker mejl?
Kanal bör spegla kandidatens investering och relationen som har byggts.
Ett kort mejl kan vara rimligt när en person har skickat en ansökan men inte gått vidare till intervju. Meddelandet ska fortfarande vara tydligt och respektfullt.
Ett personligt samtal är normalt bättre när kandidaten har:
deltagit i en eller flera intervjuer
genomfört tester eller arbetsprov
lämnat referenser
träffat ledningsgrupp eller styrelse
kontaktats direkt genom headhunting
varit en av få slutkandidater
Vid executive search är ett standardiserat avslagsmejl efter flera samtal särskilt olämpligt. Kandidaten har ofta delat känslig information och tagit tid från en pågående chefsroll.
En enkel struktur för det svåra beskedet
1. Ge beskedet tidigt
Börja inte med flera minuters småprat. Kandidaten vet varför ni ringer och väntar på utfallet.
Säg exempelvis:
Vi har nu fattat beslut om att gå vidare med en annan kandidat. Jag vill gärna förklara hur vi har resonerat och ge dig möjlighet att ställa frågor.
Tydlighet är mer respektfullt än ett långt förspel.
2. Tacka konkret
Undvik ett mekaniskt ”tack för visat intresse”. Bekräfta den faktiska insatsen.
Tack för tiden du lagt på våra tre samtal och för hur öppet du beskrev förändringsarbetet i din nuvarande verksamhet.
Det visar att återkopplingen gäller personen, inte en post i ett system.
3. Koppla beslutet till definierade kriterier
Förklara vilka krav eller behov som blev avgörande. Håll er till sådant som har koppling till rollen och som faktiskt har bedömts.
Exempel:
I den här fasen valde vi en kandidat med mer direkt erfarenhet av att leda en internationell etablering i motsvarande regulatoriska miljö. Det blev avgörande eftersom styrelsen vill påbörja expansionen omedelbart.
Det är tydligare än:
Den andra kandidaten kändes som en bättre match.
4. Ge användbar återkoppling
Bra återkoppling är observerbar och specifik. Den skiljer mellan vad kandidaten berättade eller visade och rekryterarens tolkning.
Mindre användbart:
Du behöver vara mer strategisk.
Mer användbart:
I frågorna om den kommande treårsplanen fick vi tydliga exempel på operativ problemlösning, men mindre underlag kring hur du prioriterar mellan marknader och investeringsalternativ. I en framtida process kan du vinna på att konkretisera hur du har gjort sådana avvägningar.
Återkopplingen ska inte hitta på utvecklingsområden för att fylla samtalet. Om beslutet främst beror på en annan kandidats specifika erfarenhet, säg det.
Ett konsekvent beslutsunderlag börjar med kompetensbaserad intervjuteknik vid chefsrekrytering.
5. Avsluta relationen ordentligt
Ge kandidaten möjlighet att ställa frågor. Var tydlig med om processen är helt avslutad.
Om ni genuint vill hålla kontakten, säg varför:
Din erfarenhet av att bygga team i tillväxtfas är fortsatt mycket relevant för de uppdrag vi arbetar med. Om du vill får vi gärna kontakta dig om ett framtida uppdrag med den inriktningen.
Lova inte framtida kontakt av artighet. Hantera också lagringen av kandidatens uppgifter korrekt och informera om vad som gäller.
Anpassa återkopplingen efter processens steg
Efter ett första urval
Var kort och tydlig. Beskriv vilket grundläggande kriterium som gjorde att kandidaten inte gick vidare, om det är möjligt och relevant.
Efter en första intervju
Återkoppla på den samlade matchningen mot uppdraget. Ett personligt mejl kan ibland räcka, men ett kort samtal är ofta bättre när dialogen varit omfattande.
Efter slutintervju
Ring. Förbered beslutsskäl och konkret feedback tillsammans med den rekryterande chefen. Kandidaten ska inte behöva upptäcka genom ett automatiserat mejl att en lång process är över.
Efter en pausad eller avbruten rekrytering
Säg att förutsättningarna har förändrats. Låt inte kandidaten tro att avslaget beror på den egna prestationen om orsaken är budget, omorganisation eller en ny kravprofil.
Undvik de vanligaste misstagen
Vaga personomdömen
”Personkemin stämde inte” och ”du passade inte in i kulturen” är både svåra att använda och riskerar att dölja osakliga bedömningar.
Beskriv i stället vilket beteende, arbetssätt eller erfarenhetskrav som var relevant för uppdraget.
Överdriven jämförelse
Kandidaten behöver förstå beslutet, men ska inte få konfidentiella detaljer om andra kandidater. Fokusera på kravprofilen och det egna underlaget.
Feedback som inte har nämnts tidigare
Om en central tveksamhet uppstod tidigt men kandidaten aldrig fick möjlighet att utveckla sitt svar, är det ett processproblem. Ställ följdfrågor innan beslut – inte först i avslaget.
Diskussion för att försvara beslutet
Återkoppling är en förklaring, inte en förhandling. Lyssna på kandidatens reaktion utan att bli defensiv. Om kandidaten pekar på ett faktiskt fel, ta det på allvar och följ upp.
Framtidslöften utan avsikt
Säg inte ”vi hör av oss framöver” om ingen kommer att äga den kontakten. Ett rent och respektfullt avslut är bättre än ett tomt löfte.
Saklighet minskar riskerna för diskriminering
Återkopplingen blir bättre när urvalet från början bygger på motiverade, rollrelaterade kriterier.
DO beskriver arbetsgivarens ansvar att löpande undersöka risker och hinder för lika möjligheter i rekryteringen. Det omfattar bland annat att granska obefogade krav på kompetens, bakgrund eller utbildning.
Dokumentera därför beslut på ett konsekvent sätt. Anteckningar ska vara sakliga, relevanta och hanteras enligt dataskyddsreglerna. IMY framhåller att endast uppgifter som behövs för rekryteringsändamålet ska behandlas och att de som utgångspunkt ska raderas eller avidentifieras när behovet upphör.
Vanliga frågor
Måste vi ge detaljerad feedback till alla sökande?
Omfattningen kan anpassas efter processens steg. Det viktigaste är att alla får ett tydligt besked. Kandidater som har intervjuats eller genomfört bedömningsmoment bör få mer personlig och användbar återkoppling.
Vad gör vi om kandidaten blir upprörd?
Lyssna, bekräfta reaktionen och håll er till det dokumenterade beslutet. Undvik att argumentera. Om kandidaten tar upp nya sakuppgifter eller ett möjligt fel i processen, lova att undersöka det och återkom vid en bestämd tidpunkt.
Kan vi spara kandidaten för framtida roller?
Uppgifter för ett specifikt uppdrag ska som utgångspunkt raderas eller avidentifieras när de inte längre behövs. IMY anger att en arbetsgivare behöver den sökandes samtycke för att spara ansökningsuppgifter till framtida rekrytering.
Vid direktsearch behöver den personuppgiftsansvariga på motsvarande sätt bedöma ett framtida ändamål och dess rättsliga grund separat, ange en lagringstid och informera kandidaten. Utgå inte från att grunden för det avslutade uppdraget automatiskt gäller ett framtida kandidatnätverk.
Gör återkopplingen till en del av kvaliteten
Läs mer om kandidatupplevelse i headhunting och hur Pinetree arbetar med rekrytering.
Behöver ni en process där även de kandidater som får ett nej bemöts professionellt? Kontakta oss om hur search, bedömning och kandidatkommunikation kan hållas samman.
Källor
