Kandidatupplevelse i headhunting – varje kontakt räknas
Kandidatupplevelsen är inte en artig avslutning på en rekryteringsprocess. Den är summan av allt kandidaten möter: första meddelandet, informationen om rollen, intervjuerna, väntetiden, återkopplingen och hur ett nej hanteras. Vid headhunting blir kvaliteten extra viktig eftersom kandidaten inte själv har sökt sig till processen.
Kandidaten bedömer också er
En rekryteringsprocess beskrivs ofta som arbetsgivarens bedömning av kandidaten. I praktiken pågår två bedömningar samtidigt.
Kandidaten försöker förstå:
om uppdraget är så genomtänkt som det låter
om organisationens företrädare är samspelta
om rollen har ett verkligt mandat
hur beslut fattas
hur människor behandlas när något blir svårt
om arbetsgivarens löften stämmer med beteendet i processen
Det innebär att även detaljer kommunicerar. Ett ombokat möte kan vara helt rimligt. Tre sena ombokningar utan förklaring säger något annat.
LinkedIn Talent Solutions beskriver kandidatupplevelsen som kandidatens samlade uppfattning om arbetsgivarens varumärke genom hela rekryteringen. Tydlig och löpande kommunikation lyfts som en central del.
Börja med ett internt löfte
Innan searchen startar bör rekryterare och uppdragsgivare enas om vilken upplevelse de vill skapa.
Det behöver inte vara ett omfattande projekt. Formulera ett fåtal konkreta principer, exempelvis:
varje kandidat vet vad nästa steg är
återkoppling lämnas när den har utlovats
samma grundläggande information ges till alla
intervjuer utgår från rollens definierade kriterier
konfidentiell information hanteras med respekt
ett nej kommuniceras tydligt och värdigt
ingen kandidat blir liggande utan ansvarig kontaktperson
Principerna gör kvalitet möjlig att följa upp. ”Vi vill ge ett professionellt intryck” är för vagt för att styra beteendet.
Första kontakten sätter nivån
Massutskick med generiska formuleringar signalerar volym. En personlig, saklig kontakt bör i stället förklara vem som hör av sig, varför personen valts ut, vilket uppdrag det gäller och att det går bra att tacka nej.
Vid direktsearch behöver kommunikationen också ta hänsyn till kandidatens nuvarande roll och behov av diskretion. Den praktiska formuleringen, uppföljningen och juridiska informationen behandlas mer utförligt i guiden om att kontakta en kandidat som inte söker jobb.
Tydlighet är bättre än ständig kommunikation
God kommunikation betyder inte att kandidaten behöver få ett meddelande varje dag. Det betyder att kandidaten vet vad som händer.
Varje relevant kontakt bör besvara minst en av följande frågor:
Var befinner vi oss?
Vad väntar vi på?
När kommer nästa besked?
Har förutsättningarna förändrats?
Behöver kandidaten göra något?
Om ett beslut dröjer är ett kort och ärligt besked bättre än tystnad:
Processen tar några dagar längre eftersom vi behöver samla beslutsgruppen. Du behöver inte göra något. Jag återkommer senast på torsdag, även om vi ännu inte har ett slutligt besked.
Den formuleringen skapar kontroll utan att lova mer än organisationen kan hålla.
Kontinuitet bygger förtroende
Kandidaten ska inte behöva berätta samma sak från början för varje ny person.
Inför varje möte behöver intervjuaren veta:
vad kandidaten redan har fått höra
varför kandidaten är med i processen
vilka frågor som återstår
vad intervjuaren själv ska bedöma
vad kandidaten särskilt vill förstå
Rekryteraren fungerar här som processägare. Det är inte bara administration. Uppgiften är att hålla samman berättelsen, säkerställa kvalitet och upptäcka motstridiga budskap.
Om rekryteraren säger att rollen har stort mandat medan den rekryterande chefen beskriver detaljerad styrning uppstår ett förtroendeproblem. Sådana skillnader behöver redas ut internt, inte lämnas åt kandidaten.
Strukturerade intervjuer är också ett bemötande
En strukturerad intervju kan kännas mer personlig än en fri konversation, om den genomförs väl. Kandidaten förstår vad som bedöms och får en rimlig möjlighet att visa relevant erfarenhet.
Utgå från samma rollrelaterade kompetenser och grundfrågor för kandidater i samma steg. Följdfrågorna kan anpassas, men bedömningen bör vila på tydliga kriterier.
Det minskar utrymmet för magkänsla och osakliga antaganden. DO betonar att arbetsgivare ska undersöka risker och hinder för lika möjligheter i rekryteringen och se över om krav på exempelvis bakgrund eller utbildning verkligen är motiverade.
Struktur handlar därför inte om att göra alla människor lika. Den handlar om att ge olika människor en rättvis möjlighet att bli bedömda på det som faktiskt är relevant.
Den rekryterande chefen kan inte delegera hela upplevelsen
En skicklig rekryteringspartner kan driva search, förberedelser, kommunikation och bedömning. Men kandidaten behöver också möta en engagerad uppdragsgivare.
Den rekryterande chefen bör kunna:
förklara varför rollen är viktig
beskriva förväntningarna utan att försköna
svara på frågor om ledarskap och kultur
avsätta tid enligt plan
återkoppla snabbt till rekryteraren
behandla även osäkra kandidater med respekt
Särskilt vid chefsrekrytering och executive search bedömer kandidaten ofta sin framtida chef, styrelse eller ägare lika noggrant som de bedömer kandidaten.
Kandidatupplevelsen gäller även den som inte får jobbet
Endast en person kan anställas, men flera lämnar processen med en uppfattning om organisationen. Ett nej bör därför vara tydligt, lämnas utan onödig väntan och anpassas efter hur långt kandidaten har kommit.
Efter flera möten är ett personligt samtal normalt mer lämpligt än ett standardmejl. Den konkreta samtalsstrukturen och hur återkopplingen knyts till kravprofilen finns i guiden om återkoppling efter intervju.
Mät det ni kan påverka
Kandidatupplevelse behöver inte reduceras till ett enda betyg. Följ hellre flera konkreta signaler:
tid från kontakt till första återkoppling
andel besked som lämnas enligt utlovad tid
hur många kandidater som avbryter processen
i vilket steg kandidater avbryter
vilka skäl de själva anger
om samma frågor eller missförstånd återkommer
om kandidater vill rekommendera andra eller hålla kontakt
Kombinera data med korta kvalitativa frågor. Fråga exempelvis vad som var tydligt, vad som saknades och vilket moment som kunde ha hanterats bättre.
Samla bara in det ni faktiskt använder och hantera kandidatdata enligt dataskyddsreglerna.
En kontrollista före nästa uppdrag
Före searchstart bör ni kunna svara ja på följande:
Är kravprofilen förankrad?
Vet vi varför rätt kandidat skulle lyssna?
Är rollerna i beslutsgruppen tydliga?
Finns en realistisk tidsplan?
Vet varje intervjuare vad den ska bedöma?
Har en person ansvar för kandidatkommunikationen?
Vet vi hur och när ett nej ska lämnas?
Är integritetsinformationen aktuell och lätt att hitta?
Om flera svar är nej är processen inte redo – oavsett hur bråttom rekryteringen är.
Vanliga frågor
Vem äger kandidatupplevelsen?
Upplevelsen skapas av alla kandidaten möter, men en person bör äga processen. Det är ofta ansvarig rekryterare, internt eller externt.
Är snabbast process alltid bäst?
Nej. En genomtänkt process är viktigare än maximal hastighet. Däremot bör väntetid vara motiverad, kommunicerad och så kort som beslutet tillåter.
Kan en extern rekryteringspartner stärka arbetsgivarvarumärket?
Det kan den, om partnern förstår uppdraget, representerar arbetsgivaren korrekt och driver kommunikationen konsekvent. Partnerns bemötande kan annars också påverka bilden av kundens organisation negativt.
Bygg en process som kandidater vill fullfölja
Fördjupa dig i det första kandidatsamtalet, eller läs om Pinetrees rekryteringsprocess, chefsrekrytering och executive search.
Vill ni bygga en searchprocess där kandidater får ett lika professionellt intryck av er som ni får av dem? Kontakta oss.
Källor
