Kontakta en kandidat som inte söker jobb – så gör du rätt
En kandidat som inte aktivt söker nytt har inte bett om en säljpresentation. Den första kontakten måste därför kännas relevant, respektfull och enkel att tacka ja eller nej till. Målet är inte att pressa fram ett jobbyte. Målet är att skapa tillräckligt förtroende för ett första, förutsättningslöst samtal.
En passiv kandidat är inte ett kallt säljprospekt
Vid traditionell rekrytering har kandidaten själv tagit ett första steg. Vid headhunting är situationen den omvända: det är rekryteraren som initierar kontakten.
Det förändrar balansen i samtalet.
Kandidaten kan trivas bra, vara mitt i en viktig leverans eller helt enkelt inte ha tänkt på nästa karriärsteg. Ett generiskt meddelande om en ”spännande möjlighet” ger då sällan någon anledning att avsätta tid.
Bra approach börjar därför med tre frågor:
Varför är just den här personen relevant?
Vad i uppdraget kan rimligen vara intressant för kandidaten?
Vilken information behöver kandidaten för att kunna ta ställning till ett kort samtal?
Om svaren är otydliga är det bättre att göra mer research innan kontakten tas.
Förbered uppdraget innan ni börjar söka
Svåråtkomlig kompetens vinns sällan genom hög meddelandevolym. Den vinns genom en trovärdig koppling mellan kandidatens erfarenhet och ett faktiskt affärsbehov.
Innan searcharbetet börjar behöver rekryteraren förstå:
vilket resultat personen förväntas skapa
vilka problem rollen ska lösa
vilket mandat och vilka resurser som följer med rollen
varför en stark kandidat skulle överväga ett byte
vilka krav som är nödvändiga och vilka som bara är önskemål
vad som ännu inte är beslutat eller går att påverka
Det räcker inte att kunna återge en befattningsbeskrivning. En erfaren kandidat vill förstå sammanhanget: varför rollen finns, vad som står på spel och vad som blir möjligt om rekryteringen lyckas.
Se också hur en professionell headhuntingprocess går till, från uppdragsdialog till signerat avtal.
Sex delar i en stark första kontakt
1. Presentera avsändaren tydligt
Säg vem du är, vilket företag du representerar och varför du tar kontakt. Kandidaten ska inte behöva leta efter avsändarens identitet eller undra om meddelandet är automatiserat.
2. Visa varför du valt just personen
Nämn en relevant erfarenhet, ett ansvarsområde eller en professionell inriktning. Det behöver inte vara långt, men det måste vara specifikt.
Undvik överdrivet beröm. Formuleringar som ”din imponerande profil” säger mindre än en konkret hänvisning till exempelvis förändringsledning, kommersiell skalning eller erfarenhet från en viss typ av teknikmiljö.
3. Beskriv uppdraget – inte bara titeln
En titel kan vara relevant, men den är sällan tillräcklig. Lyft den utmaning eller möjlighet som gör rollen intressant.
Exempel:
Uppdraget handlar om att bygga nästa fas av bolagets nordiska försäljningsorganisation, med mandat att forma både struktur och team.
Det ger mer information än:
Vi söker en försäljningschef till ett spännande bolag.
4. Var transparent med det ni kan berätta
Om arbetsgivaren kan namnges bör den normalt göra det. Om uppdraget är konfidentiellt behöver kandidaten få veta varför och vilken information som kan delas i ett första samtal.
Transparens gäller också sådant som arbetsort, arbetssätt, rapporteringsväg och process. Att undanhålla grundläggande information för att ”skapa nyfikenhet” riskerar i stället att minska förtroendet.
5. Sänk tröskeln
Be inte kandidaten att ansöka, skicka CV eller boka en lång intervju i första meddelandet. Föreslå ett kort, förutsättningslöst samtal där båda parter får bedöma om det finns anledning att fortsätta.
En bra avslutning kan vara:
Om det här ligger i närheten av vad du skulle kunna vara nyfiken på tar jag gärna ett kort och förutsättningslöst samtal. Om tidpunkten är fel räcker ett enkelt nej.
6. Gör det lätt att svara
En tydlig fråga fungerar bättre än ett vagt ”hör gärna av dig”. Ge kandidaten möjlighet att svara ja, nej eller kanske senare.
Korta och personligt anpassade meddelanden rekommenderas också i LinkedIn Talent Solutions aktuella vägledning om kontakt med passiva kandidater.
Tonen avgör hur budskapet tas emot
Rätt ton är professionell, varm och rak. Den ska signalera att rekryteraren har gjort sin hemläxa men inte redan bestämt vem kandidaten är.
Undvik:
överdriven entusiasm utan sakligt innehåll
smicker som känns massproducerat
påståenden om vad kandidaten ”borde” vilja
konstlad brådska
krav på CV innan ett första samtal
flera kontaktförsök med mycket korta intervall
formuleringar som gör ett nej obekvämt
Bra headhunting bygger på nyfikenhet, inte på övertalning. Den som försöker stänga ett jobbyte redan i första meddelandet går för fort fram.
Hur ska en uppföljning se ut?
Ett uteblivet svar betyder inte alltid ett nej. Meddelandet kan ha kommit vid fel tidpunkt eller försvunnit i ett fullt inflöde.
En kort uppföljning är därför rimlig. Den ska tillföra något, inte bara fråga om kandidaten sett det föregående meddelandet.
Ni kan exempelvis förtydliga:
vilket mandat rollen har
varför kandidatens erfarenhet är relevant
vilken del av uppdraget som går att påverka
att ett första samtal inte innebär något åtagande
Efter en eller ett fåtal väl avvägda uppföljningar bör kontakten avslutas om kandidaten inte svarar. Respekt för tystnad är också en del av ett professionellt kandidatbemötande.
Glöm inte integriteten
Headhunting innebär ofta att personuppgifter hämtas från professionella och offentliga källor. Organisationen behöver ha en rättslig grund, behandla endast relevanta uppgifter och informera kandidaten om behandlingen.
IMY anger att rättslig grund vid rekrytering normalt kan vara intresseavvägning, samtidigt som uppgifterna ska begränsas till det som behövs för ett tydligt ändamål. Vid direktsearch behöver organisationen därför dokumentera varför behandlingen är nödvändig för det specifika uppdraget och informera personen om bland annat källa, ändamål och rättigheter.
Behandling för ett specifikt uppdrag och lagring för framtida, ännu ospecificerade rekryteringar är olika ändamål. Den personuppgiftsansvariga behöver bedöma och dokumentera rättslig grund för varje ändamål, begränsa lagringstiden och informera kandidaten tydligt.
För uppgifter från en ansökan anger IMY att den sökandes samtycke krävs om arbetsgivaren vill spara dem för framtida rekrytering. Utgå därför inte från att den rättsliga grunden för ett pågående uppdrag automatiskt täcker ett framtida kandidatnätverk.
Integritetsinformationen bör inte gömmas i ett långt meddelande, men det ska finnas en enkel länk till en begriplig integritetspolicy.
En enkel mall för första meddelandet
Hej [namn], Jag arbetar med ett uppdrag inom [område] och fastnade för din erfarenhet av [konkret relevant erfarenhet]. Rollen handlar i korthet om att [viktigaste uppdraget/resultatet], med ansvar för [mandat eller omfattning]. Jag kontaktar dig inte utifrån att du söker nytt, utan för att din bakgrund ser relevant ut för just den här utmaningen. Är du öppen för ett kort och förutsättningslöst samtal? Om tidpunkten är fel är det självklart helt okej att säga det. Vänliga hälsningar,[namn och tydliga kontaktuppgifter]
Mallen är en struktur, inte en massutskickstext. Den måste anpassas efter både kandidaten och uppdraget.
Vanliga frågor
Hur långt bör det första meddelandet vara?
Tillräckligt långt för att förklara relevansen, men kort nog att förstå på mindre än en minut. Presentera inte hela befattningsbeskrivningen. Kandidaten behöver främst förstå varför ni kontaktar just honom eller henne och varför uppdraget kan vara värt ett samtal.
Ska lönen anges direkt?
Om ett relevant och fastställt spann kan delas skapar det tydlighet. Om ersättningen beror på uppdragets slutliga omfattning bör rekryteraren kunna förklara det. Undvik att vänta långt in i processen med en fråga som kan avgöra om fortsatt dialog är meningsfull.
Ska man ringa utan att boka tid?
Det beror på målgruppen och sammanhanget. Ett direkt samtal kan fungera, men kandidaten ska snabbt få veta vem som ringer, varför och att det går bra att boka en annan tid. För seniora eller särskilt exponerade profiler är ett kort introduktionsmeddelande ofta en bättre början.
När kandidaten tackar ja till dialogen hjälper vår guide till det första kandidatsamtalet er vidare.
Respekt skapar fler relevanta samtal
Läs mer om hur Pinetree arbetar med headhunting, rekrytering och executive search.
Behöver ni nå kandidater som inte svarar på en annons? Kontakta oss om marknaden, målgruppen och rätt approach för uppdraget.
Källor
